Віддалений доступ
Друге про що слід потурбуватися – це налагодження віддаленого зв’язку з офісним комп’ютером чи сервером, базою документів та CRM системою, якщо така є. По суті, після налагодження віддаленого зв’язку, ви зможете користуватися всіма можливостями офісного комп’ютера, до яких звикли. Більшість юристів працюють в операційній системі Windows, яка вже має відповідні програмні інструменти, необхідності встановлення окремого програмного забезпечення немає. Але тут без варіантів, для налаштування віддаленого зв’язку доведеться звернутися до системного адміністратора чи до відповідного спеціаліста.
Після цього ви також отримаєте можливість продовжити користуватися платними програмними продуктами, якщо ви такими користувалися на офісному комп’ютері. До прикладу, це CRM система, «Ліга-закон», «Закон онлайн», Youcontrol та багато інших корисних програм.
Комунікація
Більшість програм, які я раджу використовувати для організації роботи юриста є багатоплатформенними, тобто доступними одночасно для усіх популярних операційних систем.
Для того, щоб бути завжди на зв’язку з колегами та клієнтами, варто і на комп’ютер, і на смартфон інсталювати всі популярні месенджери, такі як WhatsApp, Telegram, Viber, Messenger і навіть Instagram. Це мінімальний набір, до якого я не включаю екстразахищені месенджери на кшталт Wire чи Signal, які є особливо актуальними для адвокатів, з огляду на те, що адвокати є розпорядниками адвокатської таємниці та несуть персональну відповідальність за збереження її конфіденційності. Наявність кількох месенджерів виправдовується тим, що різні люди використовують різні програми, а для юриста важливо бути готовим використовувати ту програму, до якої звик клієнт.
Перехід в режим карантину значно обмежив можливості для зустрічі юриста з клієнтом, зокрема для надання консультацій чи здійснення переговорів. Погодьтеся, переписка у месенджерах нечасто може замінити зустріч з клієнтом. У цьому випадку на допомогу приходять відеоконференції. Тому, обов’язковою є також наявність Skype.
Ще одним додатком для спілкування онлайн з функцією відео чату є Zoom. Його популярність за час пандемії різко зросла і варто сказати, що таке зростання не є безпідставним, він дійсно є зручним для відео зустрічей, вебінарів, лекцій тощо.
А для обміну електронними файлами зручно використовувати електронну скриньку, оскільки файли на електронній скринці зберігаються практично вічно, не погіршуються у якості та не переіменовуються при пересиланні і до того ж, можуть бути у будь-який момент збережені на фізичний пристрій (навіть через кілька років), чи терміново переглянуті за допомогою смартфону у будь-якому місці, де є доступ до інтернету.
Для обміну великими об’ємами даних зручно використовувати безкоштовні веб файлообмінники, наприклад dropmefiles.com чи будь-який інший. Обов’язково при цьому слід шифрувати надійним паролем інформацію, яка передається.
Дуже зручні також такі файлообмінники, як до прикладу, Dropbox, One Drive чи Google Drive. За їх допомогою можна мати власну базу документів одночасно на всіх пристроях, у тому числі офлайн. Іноді це буває дуже зручно і позбавляє, наприклад, необхідності використання карт пам’яті, а також полегшує обмін документами між комп’ютерами та смартфоном.